Leia neste artigo sobre a questão financeira dos negócios, mais especificamente os lucros.
Eu ouvia muito a pergunta “onde está o dinheiro?” quando era responsável pelas finanças nas empresas onde trabalhei.
Outra pergunta era: “se você diz que o lucro é X, por que no banco só tem Y, que representa menos da metade do lucro?”.
Com o tempo fui me organizando e passei a ter de forma detalhada essas informações, e com isso responder com segurança aos questionadores.
Hoje, como consultor, me fazem essas mesmas perguntas já no primeiro contato. Mais ou menos assim: “Lino, deve ter alguma coisa errada com os números da nossa empresa, pois meu financeiro me apresenta um lucro, mensal ou anual, mas ele nunca bate com o que temos no banco e estamos sempre sem recursos. Se estamos operando com lucro isso não deveria acontecer, você não acha?”.
Pois é. Quem é da área financeira sabe, ou deveria saber, o porquê de a empresa apresentar lucro, mas não ter o dinheiro disponível. Essas mesmas perguntas vindas dos donos são aceitáveis, pois grande parte deles não está familiarizada com a linguagem financeira e contábil.
As razões para essas diferenças não são um mistério. Tudo começa com o processamento da contabilidade; ao final desse processamento, surgem o balancete mensal e o respectivo Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) .
O DRE é bem simples, ele mostra de forma clara os totais de faturamento no mês e no ano, e os totais das despesas também no mês e no ano.
As despesas são elencadas por tipo, por exemplo despesas com pessoal, despesas administrativas, despesas com tributos, despesas com vendas, impostos sobre o lucro etc.
A linha final do DRE é o resultado do faturamento menos as despesas, portanto o lucro líquido, ou prejuízo em alguns casos.
A apropriação desses valores é sempre feita pelo regime de competência ou fato gerador, portanto, quando se faz a contabilização, não se leva em conta quando tudo isso será recebido – caso do faturamento – ou quando todos os custos serão pagos. Esses valores terão sua movimentação mostrada no balanço, não no DRE.
O balanço, como o próprio nome diz, mostra os saldos das movimentações dos créditos (ativos) e dos débitos (passivos) da empresa. O passivo, também pelo seu saldo, é mostrado em duas partes. O passivo geral, com terceiros, e o patrimônio líquido, que é a dívida com os sócios.
O patrimônio líquido, por sua vez, é dividido em valor do capital, valor das reservas, valor dos lucros a distribuir e valores já distribuídos aos sócios por conta desses lucros.
É no balanço, portanto, onde estão as respostas às perguntas dos donos. Quem é da área olha e já sabe interpretar os números.
A forma que encontrei para deixar os sócios confortáveis, e a mim também, foi criar uma planilha em Excel bem resumida em que fosse possível fazer a prova dos nove para deixá-los seguros de que o lucro apresentado, além de ter fundamento, está de fato correto. É o que sempre sugiro ao financeiro quando sou contratado para uma consultoria.
A vantagem disso é que, enquanto o balanço tem estrutura padronizada, no Excel se pode mostrar a mesma coisa de forma diversa, em layouts mais apropriados para leigos.
É bem simples: é só abrir um arquivo de planilha Excel. Algo assim:
- Nome do arquivo: Onde está o dinheiro?
- Lucro total apresentado no DRE: R$ 1.500.000,00
- Dados do balanço ou balancete:
- Ativos:
-Valor em bancos e caixa: R$ 600.000,00
-Contas a receber de clientes: R$ 280.000,00
-Impostos a compensar: R$ 20.000,00
-Outras contas a receber: R$ 40.000,00
-Adiantamentos: R$ 30.000,00
-Ativo imobilizado – depreciação: R$ 180.000,00
-Total dos ativos: R$ 1.150.000,00
- Passivos:
-Contas a pagar: R$ 200.000,00
-Fornecedores: R$ 300.000,00
-Tributos: R$ 50.000,00
-Empréstimos bancários: R$ 50.000,00
-Outros débitos: R$ 50.000,00
-Total do passivo com terceiros: R$ 650.000,00
- Patrimônio líquido
-Capital e reservas: R$ 20.000,00
-Lucros a pagar: R$ 1.500.000,00
-Lucros já pagos: (-) R$ 1.020,000,00
-(Líquido a pagar aos sócios: R$ 500.000,00)
-Passivo total: R$ 650.000,00 + R$ 500.000,00 = R$ 1.150.000,00.
- Prova dos 9:
-Total dos ativos: R$ 1.150.000,00
-Passivo com terceiros: (-) R$ 650.000,00
-Saldo: R$ 1.150.000,00 – R$ 650.000,00 = R$ 500.000,00.
Esse valor de R$ 500.000,00 é exatamente o que os sócios têm a receber da empresa.
Como R$ 20.000,00 é o capital, eles poderiam sacar R$ 480.000,00.
Será sempre assim no mês a mês ou no balanço geral do final do ano. Isso deixa os sócios satisfeitos e o financeiro seguro de que está de posse das informações corretas.
A outra pergunta, do porquê de nunca haver dinheiro, deve ser respondida sempre com o fluxo de caixa atualizado, embora essa planilha já mostre as razões da falta de dinheiro.
A solução para a falta de dinheiro pode vir de atitudes como aumento de capital, redução do prazo de recebimento das vendas e retenção de parte dos lucros, entre outras.
O ideal para uma empresa é ter caixa para suportar pelo menos seis meses de custos.
O que estou propondo aqui tem alguns inconvenientes. A maioria absoluta das empresas, pequenas, médias e até mesmo grandes, não tem contabilidade adequada. Pouquíssimas se utilizam dos balanços para a apuração de resultados.
Sem balanço é impossível essa “prova dos 9”. Nenhum software de gestão consegue apresentar números confiáveis se eles não forem confrontados com os dados contábeis do balanço ou balancete. E, das que usam a contabilidade, nem todas conciliam ou auditam os números do balanço, o que traz insegurança sobre os números apresentados.
Outro inconveniente é a resistência dos sócios em aumentar o capital ou aceitar retenção dos lucros. Já a redução no prazo de recebimento nem sempre é possível, pois é disciplinada pelo mercado.
Fica, portanto, minha sugestão e um pedido: usem a contabilidade e aproveitem-se do balanço. Nele está tudo que vocês precisam.
Balanço é um padrão mundial. Estejam onde estiverem, até na China, alguém lá saberá interpretar seu balanço, mesmo não falando português.
Fonte: Contábeis
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